5 tecken på att automatisering inte är rätt för er (just nu)

Att automatisera delar av eller hela processer är överlag någonting som företag har stora nytta av. Ni kan göra stora tidsbesparingar och skapa ett mervärde för de medarbetare som tidigare suttit med monotona arbetsuppgifter.  

Men är det alltid värt att automatisera? Nej, faktiskt inte. Trots de många positiva aspekter som automatisering bidrar med är det inte alltid något att satsa på – kanske speciellt när det kommer till mindre verksamheter. Låt oss gå igenom några scenarier där ni som företag bör tänka efter två gånger om ni ska automatisera era processer.  

Låg volym eller uppgifter som utförs sällan

Har ni exempelvis endast ett fåtal inkommande dokument av ett visst slag, kan det vara svårt att rättfärdiga en investering i att automatisera processen att flytta över dokumentens data till relevant system. Det tar i ärlighetens namn inte upp speciellt mycket av er tid och det skulle därför ta lång tid innan investeringen lönar sig. En stor anledning till att automatisera är just tidsbesparingen men finns det inte så mycket tid att spara in på är det nog inte värt det.  

Komplexa arbetsuppgifter

För att tekniken ska kunna klara av uppgifter som människan annars utför krävs det tydligt definierade regler och processer att följa. Är uppgifterna alltför komplexa, t.ex. om de kräver viss flexibilitet eller mänsklig bedömning, är därför inte alltid automatisering optimalt. Vill ni komma igång med automatisering bör ni istället välja en något enklare process, där mjukvaran enklare kan få förprogrammerade instruktioner att förhålla sig till. Vi säger dock inte att komplexa arbetsuppgifter inte kan automatiseras men då det är en komplicerad och tidskrävande process är det bättre att börja någon annanstans.  

Nära kontakt med era kunder

Har ni i dagsläget tät kontakt med era kunder är det kanske inte det bästa att automatisera arbetsprocesser som på något sätt påverkar era relationer med dem. Det kan leda till stor frustration om era kunder inte kan komma i kontakt med något annat än en chatbott och det märks tydligt om tidigare mänsklig interaktion inte längre förekommer. I sådana fall är det viktigt att ni i alla fall behåller en del av direktkontakten med era kunder – det är ibland något som värdesätts mer än korta svarstider.  

Tillfälliga eller föränderliga processer

Automatisera inte processer som eventuellt ska bytas ut inom en snar framtid, kanske på grund av ett nytt system. Mjukvaran för att automatisera är starkt kopplad till era befintliga processer och system och man kan inte ta för givet att allt kan flyttas över till de nya. Detta gäller även om era processer och arbetssätt ofta förändras. Vänta därför med att starta automatiseringsarbetet tills det nya systemet är på plats för att se Return on Investment.  

Brist på ledarskap och motivation

Finns det ingen som är villig att äga och driva automatiseringsprocessen ska man inte genomföra den “bara för att”. Det är viktigt att det finns en strategi och ett ledarskap kring implementeringen, mycket på grund av att en del medarbetare kan uppleva en oro för den här typen av förändring. De behöver ha något och någon som motiverar dem och får dem att se fördelarna med automatisering – annars är risken att de upplever det som ett hot mot deras jobb. Något som i sig kan leda till ett försämrat arbetsklimat och göra det ännu svårare att driva igenom förändringen.  

Är automatisering rätt för er?

Det kan vara lätt att stirra sig blind på alla fördelar som finns med automatisering, för de är många! Men det är viktigt att ni som företag utgår efter era egna förutsättningar – främst era processer och medarbetare – och funderar på om det är en förändring ni bör genomföra just nu. Och även om inte tiden är rätt just nu kanske den är det om en eller ett par år – och då finns vi här för att vara med på er automatiseringsresa.