Även om automatisering ofta leder till någonting positivt för verksamheter som implementerar det är det viktigt att man som företag gör vad man kan för att säkerställa att processen går så smidigt som möjligt. Här kommer därför fem (plus ett litet extra!) tips på vad ni kan göra för att lyckas med er automatisering.
Innan ni påbörjar processen att automatisera är det viktigt att fastställa vad det är ni vill uppnå. Är ert huvudsakliga syfte att spara tid, öka effektiviteten eller att minska felmarginalen? Att ha ett eller flera uppsatta mål kommer möjliggöra en tydlig riktning, göra prioriteringen av uppgifterna enklare och det kan även fungera som motivation och inspiration.
Det kan lätt kännas lockande att direkt påbörja automatiseringsarbetet när ni satt upp målen för projektet. Ni ser tydligt vad ni har att vinna på det och vill bara komma igång. Men – att påbörja arbetet alltför snabbt kan i praktiken leda till att det tar längre tid att implementera en bra lösning. Det är därför viktigt att ni kartlägger den eller de processer ni planerar att automatisera och verkligen granskar och analyserar dem utan och innan. Kanske finns det dessutom fler processer ni kan automatisera som hänger ihop med den ni från början tänkt?
Här kan du läsa mer om processkartläggning: vad det är bra för och en steg-för-steg-guide.
Välj rätt teknologi och verktyg för er automatiseringsprocess. Det är viktigt att det ni väljer är kompatibelt med det ni redan idag har i verksamheten, kanske speciellt med er befintliga infrastruktur. Detta så att de nya processerna ska kunna integreras smidigt med de system och processer ni redan har. Det är även viktigt att tänka på användarvänlighet, skalbarhet, säkerhet och support.
För att kunna hålla er till målen ni från början satte upp bör ni också ha en tydlig roadmap som inkluderar tidslinjer, milstolpar och ansvarsområden. Detta för att underlätta för er att hålla er på rätt spår. Trots en tydlig projektplan är det dock viktigt att under hela resans gång vara flexibel. Som alltid med mjukvaruutveckling uppstår det saker under projektets gång och ni måste därför vara öppna för att anpassa lösningen efter nya krav eller omständigheter. Det är då bra att använda sig av så kallade feedbackloopar, en form av återkopplingscykler som möjliggör omprioriteringar och där man kontinuerligt går igenom framsteg och eventuella bakslag.
Det är viktigt att ni efter implementeringen mäter resultatet av automatiseringen. Har ni uppnått tidsbesparingar och i så fall hur mycket? Har felmarginalen minskat? Den här punkten knyter tillbaka till den första – att ha ett tydligt mål. Utan ett tydligt mål blir det svårt att veta vad det är ni ska mäta – och därmed se vad för resultat ni faktiskt har uppnått med automatiseringen. Att sedan fira de positiva resultat ni uppnått är ett bra sätt att visa hela organisationen att projektet lyckats – och på så sätt kan ni inspirera övriga avdelningar och medarbetare i verksamheten att vilja automatisera sina processer. Er lyckade automatisering kan därmed bana vägen för framtida automatiseringsprojekt.
Ett litet extratips vi vill slänga med är så klart att välja rätt partner för er automatiseringsresa. De allra flesta företag som automatiserar sina processer tar hjälp av en mjukvarupartner som är expert på ämnet. Tänk då på att genomföra en så kallad due diligence (på svenska ibland kallat företagsbesiktning) där ni tittar på bland annat företagets erfarenhet, tekniska kompetens och referenser. Se till att de tidigare har genomfört projekt som liknar ert – och så klart – att ni får en bra känsla när ni pratar med dem.
Vi på Meta Bytes har tidigare hjälpt företag med automatisering, bland annat Hylte Jakt och Lantman som genom processautomatisering uppnått stora tidsbesparingar. Hör av dig till oss om ni är inne på att automatisera några processer på ert företag!
Block QuoteTillbaka
