Den digitala transformationen pågår för fullt inom i stort sett alla branscher idag, en utveckling som dessutom har påskyndats av coronapandemin. Uttrycket “digitalize or die” beskriver det ganska bra – digitalisering är inte längre ett val, utan något som de flesta organisationer måste anpassa sig till för att överleva. Digitalisering har många fördelar, exempelvis finns det stora effektivitetsvinster att hämta. Låt oss titta närmare på varför det är viktigt för verksamheter att automatisera.
Du kan även läsa mer om automatisering här.
När ett värde knappas in manuellt finns det alltid en risk att något blir fel. Vi är trots allt bara människor och den mänskliga faktorn kommer att göra sig påmind förr eller senare. Något fel här och där behöver inte få några större konsekvenser, men har ni riktig otur kan ett litet fel bli oerhört kostsamt för er eller era kunder. En automatiserad process minimerar risken för fel och ger en mer pålitlig process.
När flera olika personer har ansvar för att exempelvis flytta data manuellt mellan olika system kan de tolka både regler och data på olika sätt och därmed utföra arbetet på varierande sätt. De kan även ha olika erfarenhet och arbetssätt vilket även det kan leda till en variation i hur arbetet utförs. Med en automatiserad process följs alltid de uppsatta reglerna och processen blir därmed konstant.
En manuell process är beroende av att nyckelpersonal faktiskt är på plats. När en nyckelperson är frånvarande vid exempelvis sjukdom, VAB, semester, sjukskrivning eller till och med slutar påverkar det processen och skapar onödiga flaskhalsar. En automatiserad process löper däremot på oavsett om er nyckelpersonal är på plats eller inte.
Manuella processer blir stillastående utanför arbetstider när personal inte är på plats. En automatiserad process däremot kan löpa på dygnet runt under årets alla dagar. Snacka om en boost i effektivitet!
En automatiserad process som fungerar dygnet runt leder självklart till tidsbesparingar. Det går också snabbare än om personalen hade utfört arbetet vilket i sin tur leder till att de resurserna kan läggas på annat. När medarbetarna inte längre behöva spendera flera timmar av sina dagar på repetitiva uppgifter kan de istället ägna tiden åt mer värdeskapande arbete – och företaget får mer motiverade medarbetare.
En automatiserad process kan hantera fler ärenden på kortare tid och med mindre resurser jämfört med en manuell process. Förmågan att skala upp verksamheten ökar därmed, framförallt för mindre bolag. Ni behöver då inte som ett första steg ta in mer personal för att utföra de aktuella uppgifterna (eller göra sig av med personal om ni ska skala ner).
Genom att automatisera en process är det möjligt att samla in data i realtid och från olika källor samt att ni snabbt kan se viktig information och mönster men även avvikelser. Man kan även lägga in automatisk övervakning och andra säkerhetsåtgärder, vilket gör att eventuella säkerhetshot kan upptäckas direkt.
Automatisering innebär till viss del att vi människor lämnar över kontrollen till tekniken. För de som är vana vid manuella processer kan det kännas som ett stort steg. Ungefär som att sätta sig i en självkörande bil för första gången, och låta den köra iväg helt på egen hand. Det är läskigt i början, men de som vågar lita på tekniken och fortsätta sin automatiseringsresa har allt att vinna.
Block QuoteTillbaka
