Nytt affärssystem? Så slipper ni onödig processkuld

Att byta affärssystem är ofta tidskrävande och kostsamt, men för många företag är det även en möjlighet att modernisera verksamheten. Men trots höga förväntningar blir resultatet inte alltid den förnyelse man hoppats på. Ofta görs misstaget att gamla processer och ineffektiva arbetssätt följer med till det nya systemet. Detta kallas ibland för att föra över processkuld – gamla ineffektiva arbetssätt följer med till det nya systemet istället för att skapa ett nytt, fräscht utgångsläge.

Processkuld – En osynlig fälla vid systembyte

Vid ett affärssystembyte finns ofta en uppfattning om att allt ska förbättras bara för att systemet blir nytt. Det är lätt att glömma att många ineffektiva processer inte sitter i själva systemet, utan i de arbetssätt och rutiner som byggts upp över tid. Under årens lopp har både system och processer anpassats för att fungera ihop, men dessa anpassningar är ofta inte längre optimala. Men istället för att utvärdera och förnya processerna vid systembyte, överförs de rakt av till det nya systemet.  

Ett systembyte bör innebära nya sätt att arbeta

För att ett affärssystembyte ska vara framgångsrikt är det viktigt att se det som en chans att börja om från början. Det är en chans att utvärdera och ifrågasätta era etablerade processer och rutiner. Annars kommer det där fina blanka pappret ni hoppades på direkt vara lika fullklottrat som innan. Istället för att automatiskt anta att allt ska fungera som förut, är det läge för er att ställa frågor som:

• Är dessa processer fortfarande relevanta?
• Kan de göras enklare eller mer effektiva?
• Hur kan vi utforma processerna så att de är flexibla och skalbara?

En grundlig kartläggning av era nuvarande processer hjälper till att identifiera vilka arbetssätt som faktiskt skapar värde och vilka som är kvarlevor av ett föråldrat sätt att arbeta.  

Skapa ett blankt papper – utan processkuld

Genom att gå in i systembytet med ambitionen att börja från ett tomt blad undviker ni att bygga in processkuld. Processkulden uppstår när gamla ineffektiva processer följer med till det nya systemet, vilket gör att förbättringspotentialen i det nya systemet aldrig utnyttjas fullt ut.

Istället för att automatisera alla gamla sätt att arbeta, bör ni först sträva efter att ta fram standardiserade och optimerade arbetsflöden. Det är viktigt att designa processer som fungerar på samma sätt oavsett vem som använder dem – detta minskar risken för ineffektivitet och gör att systemet bättre kan stödja verksamheten över tid.

Utnyttja systembytet för verklig förändring

En stor del av framgången med ett affärssystembyte handlar om att våga ifrågasätta gamla strukturer. Genom att låta nya processer få ta form, utan att stirra sig blind på hur saker alltid har gjorts, kan ni använda systembytet för att skapa långsiktig effektivitet. Ett affärssystembyte kan bli en positiv omställning som inte bara ger en teknisk uppgradering, utan också en operativ förnyelse.